PPK - Pracownicze Plany Kapitałowe

Obowiązek utworzenia PPK ciąży na podmiotach zatrudniających. W ustawie z 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - dalej u.p.p.k., pod pojęciem podmiotu zatrudniającego rozumie się:

1)  pracodawców zatrudniających pracowników na podstawie Kodeksu pracy,

2)  nakładców,

3)  rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie spółek rolniczych,

4)  zleceniodawców zatrudniających osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia lub innej umowy świadczenia usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

5)  podmiot, w których działa rada nadzorcza.

Z punktu widzenia istnienia obowiązku utworzenia PPK nie ma znaczenia, na jakiej podstawie dany podmiot zatrudnia pracowników. Pracowniczy plan kapitałowy jest zobowiązany założyć zarówno przedsiębiorca zatrudniający pracowników na podstawie stosunku pracy, jak i taki, który współpracuje z zatrudnionymi na podstawie umów cywilnoprawnych. Bez znaczenia jest też wymiar etatu, w jakim świadczą pracę zatrudnieni. Nie ma też znaczenia stan zatrudnienia – był on istotny jedynie w pierwszych latach obowiązywania przepisów o PPK. Od 1.01.2021 r. obowiązek utworzenia PPK co do zasady ciąży na każdym podmiocie zatrudniającym, nawet jeśli stan zatrudnienia jest równy jednej osobie.

Terminarz objęcia pracodawców ustawą o PPK

DATA	LICZBA OSÓB ZATRUDNIONYCH
od 1.07.2019	co najmniej 250 osób według stanu na dzień 31.12.2018 r.
od 1.01.2020	co najmniej 50 osób według stanu na dzień 30.06.2019 r.
od 1.07.2020	co najmniej 20 osób według stanu na dzień 31.12.2019 r.
od 1.01.2021	pozostałe, w tym jednostki sektora finansów publicznych, niezależnie od liczby osób zatrudnionych
Ważne! Obowiązek utworzenia PPK ciąży również na podmiotach zatrudniających mających siedzibę (miejsce zamieszkania) poza granicami Polski. Przedsiębiorcy zagraniczni będą mogli jednak „scedować” obowiązki wynikające z u.p.p.k. na osobę zatrudnioną.

Obowiązek utworzenia PPK nie dotyczy:

1)  podmiotów zatrudniających, które w dniu objęcia ich stosowaniem ustawy o PPK, prowadzą Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) oraz naliczają i odprowadzają składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeśli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych w danym podmiocie;

Uwaga! Według ustawy o PPK prowadzenie PPE zwalnia z obowiązku założenia PPK tylko wówczas, gdy jest prowadzone w dniu objęcia danego podmiotu stosowaniem ustawy. Oznacza to, że w przypadku podmiotów zatrudniających co najmniej 250 pracowników warunek ten musiał być spełniony na dzień 1.07.2019 r.

2)  mikroprzedsiębiorców, jeśli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w PPK;

Uwaga! Przez mikroprzedsiębiorce należy rozumieć przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki: a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 mln euro (art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6.03.2018 r. – Prawo przedsiębiorców).

Jan K. prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia 9 pracowników. W 2019 r. osiągnął obrót netto w wysokości 9 250 000 zł. Wszyscy zatrudniani przez Jana K. pracownicy złożyli deklaracje o rezygnacji z oszczędzania w PPK. Mimo to Jan K. będzie obowiązany założyć PPK. Złożenie deklaracji o rezygnacji z oszczędzania w PPK zwalnia z wymogu założenia PPK jedynie podmioty zatrudniające będące mikroprzedsiębiorcami. Pracodawcy, którzy nie kwalifikują się jako mikroprzedsiębiorcy, są zobowiązani założyć i prowadzić PPK nawet wówczas, gdy wszystkie osoby zatrudnione zrezygnują z oszczędzania w PPK.

3)  podmiotów zatrudniających będących osobami fizycznymi, które zatrudniają w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu osobę fizyczną w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

Jeśli dany podmiot zatrudniający jest objęty wymogiem założenia PPK i nie korzysta ze zwolnienia z wymogu założenia PPK na podstawie przesłanek wskazanych powyżej, powinien przystąpić do procedury tworzenia PPK. W tym celu należy w pierwszej kolejności wybrać instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK.

Wyboru tego należy dokonać spośród:

•  funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych (TFI),

•  funduszy emerytalnych zarządzanych przez powszechne towarzystwo emerytalne (PTE) albo pracownicze towarzystwo emerytalne,

•  zakładów ubezpieczeń.

Instytucje finansowe, które mogą zarządzać PPK, zostaną umieszczone w ewidencji PPK. Instytucje te oraz ich oferty, warunki umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK, statuty (regulaminy) i inne kluczowe informacje i dokumenty będą prezentowane w portalu PPK prowadzonym w systemie teleinformatycznym.

Procedura wyboru instytucji finansowej do zawarcia umowy o zarządzanie PPK różni się w zależności od tego, czy w danym podmiocie zatrudniającym działa zakładowa organizacja związkowa, czy też nie.

Wariant A – podmioty zatrudniające, w których działa zakładowa organizacja związkowa

Podmiot zatrudniający objęty wymogiem prowadzenia PPK dokonuje wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową.

Wybór ten powinien zostać dokonany w szczególności na podstawie:

•  oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,

•  ich efektywności w zarządzaniu aktywami,

•  posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi,

mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

Uwaga! Jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie z zakładową organizacją związkową w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, podmiot zatrudniający jest uprawniony wybrać taką instytucję samodzielnie. Według aktualnego stanowiska PFR, w przypadku podmiotów zatrudniających nie wiecej niż 20 osób, umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta do 23.04.2021 r.

Jeśli w danym podmiocie zatrudniającym działa więcej niż jedna organizacja związkowa, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko w zakresie wyboru instytucji finansowej, z którą zawarta zostanie umowa o zarządzanie PPK. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe

Wariant B – podmioty zatrudniające, w których nie działa zakładowa organizacja związkowa

Podmiot zatrudniający objęty wymogiem prowadzenia PPK, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, dokonuje wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Taka reprezentacja powinna zostać wyłoniona w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.

Ważne! Celem wyłonienia reprezentacji osób zatrudnionych do wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, należy przyjąć regulamin wyborów określający zasady demokratycznego wyłaniania takiej reprezentacji. Regulamin należy ogłosić w sposób zwyczajowo przyjęty w danym podmiocie.

Wybór ten powinien zostać dokonany w szczególności na podstawie:

•  oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,

•  ich efektywności w zarządzaniu aktywami,

•  posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi,

mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

Uwaga! Jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie z reprezentacją osób zatrudnionych w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, podmiot zatrudniający jest uprawniony wybrać taką instytucję samodzielnie. Według aktualnego stanowiska PFR, w przypadku podmiotów zatrudniających nie wiecej niż 20 osób, umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta do 23.04.2021 r.

 

Po dokonaniu wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzała PPK, należy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Stronami tej umowy są podmiot zatrudniający i wybrana instytucja finansowa.

Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Taka umowa nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową na portalu PPK w dniu zawarcia tej umowy. Umowa ta podlega wpisowi do centralnej ewidencji PPK na wniosek wybranej instytucji finansowej.

Ważne! Podmiot zatrudniający powinien zawrzeć umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Według aktualnego stanowiska PFR, w przypadku podmiotów zatrudniających poniżej 20 osób, umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta do 23.04.2021 r. a umowa o prowadzenie PPK najpóźniej do 10.05.2021 r. Terminy zawarcia umów dla jednostek sektora finansów publicznych kształtują się następująco: umowa o zarządzanie PPK – najpóźniej do 26.03.2021 r.; umowa o prowadzenie PPK - najpóźniej do 10.04.2021 r.

.

Uwaga! W przypadku podmiotów, które zatrudniały co najmniej 50 osób według stanu na 30.06.2019 r. ustawa ma zastosowanie od 1.01.2020 r., jednak podmioty te obowiązuje dziewięciomiesięczny termin, w ciągu którego należy zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Umowy o prowadzenie PPK podmiot ten zawiera w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 9 miesięcy od dnia, o którym mowa w art. 134 ust. 1 pkt 2 (tj. od 1.01.2020 r.). Z kolei umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym podmiot zatrudniający jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Oznacza to, że do 27 października 2020 r. muszą oni zawrzeć umowę o zarządzanie PPK a do 10 listopada 2020 r. - umowę o prowadzenie PPK.

Treść umowy o zarządzanie PPK obejmuje w szczególności:

1)  strony umowy;

2)  nazwę funduszy zdefiniowanej daty, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;

3)  warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK;

4)  warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 2;

5)  warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;

6)  wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;

7)  sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;

8)  maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;

9)  warunki zmiany umowy;

10)  warunki i okres wypowiedzenia umowy;

11)  warunki dokonywania konwersji lub zamiany.

Pewne odmienności dotyczą umowy o zarządzanie PPK zawieranej z zakładem ubezpieczeń. Do takiej umowy załącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:

1)  wysokość sumy ubezpieczenia;

2)  wysokość składki ochronnej;

3)  brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Uwaga! W przypadku niedopełnienia przez podmiot zatrudniający obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie taki podmiot: • zostanie wezwany przez Polski Fundusz Rozwoju (PFR) do zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie 30 dni, a jednocześnie • grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w tym podmiocie w poprzedzającym roku obrotowym.

 

Po zawarciu umowy o zarządzanie PPK podmiot zatrudniający powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. W ustawie o PPK pod pojęciem osoby zatrudnionej rozumie się:

1)  pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, za wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładów przeróbki mechanicznej węgla oraz pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego;

2)  osoby wykonujące pracę nakładczą;

3)  członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych;

4)  osoby fizyczne wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;

5)  członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji,

6)  osoby wskazane w pkt 1) – 4) przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,

– podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów.

Podmiot zatrudniający jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz każdej osoby zatrudnionej, która nie ukończyła 55 lat. W przypadku osób zatrudnionych, które ukończyły 55. rok życia i nie ukończyły 70. roku życia, podmiot zatrudniający będzie zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK tylko wówczas, jeśli osoby te złożą wniosek o zapisanie ich do PPK.

Ważne! Podmiot zatrudniający nie zawiera umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która złożyła temu podmiotowi deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Deklaracja powinna mieć formę pisemnąi zawierać dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia. Wzór takiej deklaracji określająprzepisy wykonawcze.

Stronami umowy o prowadzenie PPK są podmiot zatrudniający i instytucja finansowa, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Lista osób zatrudnionych będących uczestnikami PPK stanowi załącznik do umowy o prowadzenie PPK, którego zmiana nie stanowi zmiany umowy o prowadzenie PPK.

Uwaga! W ostatecznie uchwalonej wersji ustawy odstąpiono od koncepcji zawierania tylu umów o prowadzenie PPK, ile jest osób zatrudnionych, co stanowi pewne ułatwienie dla podmiotów zatrudniających. Jak wynika z uzasadnienia projektu, przyjęcie rozwiązania polegającego na zamieszczaniu listy osób zatrudnionych w załączniku do umowy o prowadzenie PPK ma z założenia zapobiegać ewentualnej konieczności zawierania osobnej umowy dla każdej osoby zatrudnionej, zwłaszcza przez duże podmioty zatrudniające niekiedy tysiące pracowników.

Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK, o obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK. Wystosowanie takiej informacji nie jest uznawane za „nakłanianie” do rezygnacji z uczestnictwa w PPK, które jest zabronione pod rygorem pociągnięcia do odpowiedzialności karnej.

Ważne! Ustalenie terminu zawarcia umowy o prowadzenie PPK komplikuje to, że ustawodawca przewidział dwa tryby zawierania takich umów: ogólny oraz szczególny – wynikający z przepisów przejściowych. Przy czym posługuje się w nich różnymi pojęciami (raz mowa jest o 3 „miesiącach zatrudnienia”, a raz jedynie o 3 „miesiącach”). I tak, w trybie ogólnym obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej powstaje po upływie 3. miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10. dnia następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że taka osoba złoży deklarację rezygnacji. Na gruncie prawa pracy bieg terminów ustala się w oparciu o metodę potoczną, odmienną od zasad prawa cywilnego. Oznacza to, że ustalając termin odnoszący się do okresu zatrudnienia należy przyjąć, że termin upływa w przeddzień dnia odpowiadającego nazwie dnia początkowego. Trzymiesięczny okres zatrudnienia, który rozpoczął się w dniu 1 lipca zakończy się zatem 30 września. W przypadku podmiotów zatrudniających, które zostaną objęte ustawą o PPK na zasadach określonych w przepisach przejściowych, zastosowanie znajduje nieco inny tryb. Termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK został w nich określony jako do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, w którym dany podmiot zatrudniający został objęty u.p.p.k. W trybie szczególnym nie ma już mowy o trzymiesięcznym okresie zatrudnienia, a jedynie o trzech miesiącach. W takim przypadku, w braku odesłania do okresu zatrudnienia, przy ustalaniu tego terminu co do zasady powinny znajdować więc znajdować zastosowanie zasady wynikające z kodeksu cywilnego (termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca). W praktyce ustalanie 3 miesięcznego okresu zatrudnienia w oparciu o zasady potoczne lub cywilistyczne przyniesie 1-dniową różnicę, która przełoży się na różnicę 1 miesiąca, jeśli chodzi o moment zawarcia umowy o prowadzenie PPK.

.

Uwaga! W przypadku podmiotów, które zatrudniały co najmniej 50 osób według stanu na 30.06.2019 r. ustawa ma zastosowanie od 1.01.2020 r., jednak podmioty te obowiązuje dziewięciomiesięczny termin, w ciągu którego należy zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Umowy o prowadzenie PPK podmiot ten zawiera w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 9 miesięcy od dnia, o którym mowa w art. 134 ust. 1 pkt 2 (tj. od 1.01.2020 r.). Z kolei umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym podmiot zatrudniający jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

ABC sp. z o.o. zatrudnia ponad 2 miesiące zleceniobiorcę w wieku poniżej 55 lat. Wobec zbliżającego się terminu, w którym spółka powinna zawrzeć w imieniu i na rzecz zleceniobiorcy umowę o prowadzenie PPK, spółka nabrała wątpliwości, w jaki sposób ustalić upływ 3. miesiąca zatrudnienia – czy termin ten kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca, czy też miesiąc należy liczyć jako okres 30-dniowy. Ponieważ w przypadku umów cywilnoprawnych ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiące powinny być liczone jako okresy 30-dniowe.

Treść umowy o prowadzenie PPK obejmuje w szczególności:

1)  strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową;

2)  dane identyfikujące uczestnika PPK;

3)  sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;

4)  nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;

5)  warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 4;

6)  sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 4;

7)  sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty, o którym mowa w pkt 4;

8)  warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;

9)  sposób składania dyspozycji;

10)  zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;

11)  maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.

Pewne odmienności dotyczą umowy o prowadzenie PPK zawieranej z zakładem ubezpieczeń. Do takiej umowy załącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:

1)  wysokość sumy ubezpieczenia;

2)  wysokość składki ochronnej;

3)  brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Uwaga! Jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w ustawowym terminie: • przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie terminu na zawarcie tej umowy z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK, przy czym umowę o prowadzenie PPK uważa za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK, a jednocześnie • grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.

Podstawa prawna:

•  ustawa  z 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych;

•  art. 30 ust. 4  ustawy z 23.05.1991 r. o związkach zawodowych;

•  art. 112  i 114  ustawy z 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny.

Regulamin wyboru reprezentacji osób zatrudnionych

ABC sp. z o.o.

§ 1

Reprezentacja osób zatrudnionych wybierana jest w celu współdziałania z Pracodawcą w celu dokonywania w imieniu osób zatrudnionych uzgodnień i/lub konsultacji z Pracodawcą w zakresie prowadzonego przez Pracodawcę Pracowniczego Planu Kapitałowego.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie wyboru reprezentacji osób zatrudnionych ABC sp. z o.o., zwanym dalej Regulaminem, jest mowa o:

1)  pracodawcy – oznacza to ABC sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu;

2)  osobach zatrudnionych – oznacza to pracowników zatrudnionych w ABC sp. z o.o., z wyjątkiem pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego,osoby fizyczne wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego;

3)  wyborach – oznacza to wybory reprezentacji Osób zatrudnionych w ABC sp. z o.o.

§ 3

1. Pracodawca w drodze komunikatu w intranecie powiadamia Osoby zatrudnione o potrzebie i terminie przeprowadzenia Wyborów.

2. Wybory przeprowadza się na koszt Pracodawcy, w czasie pracy i w miejscu wyznaczonym przez Pracodawcę.

§ 4

1. Wybory przeprowadza powołana przez Pracodawcę komisja wyborcza, w skład której wchodzą 3 osoby: specjalista ds. personalnych, osoba wytypowana przez Osoby zatrudnione oraz osoba wytypowana przez Pracodawcę.

2. Na członków komisji wyborczej nie mogą być powołane osoby kandydujące do reprezentacji Osób zatrudnionych.

3. Komisja wykonuje czynności wskazane w Regulaminie w czasie pracy.

§ 5

1. Każdej Osobie zatrudnionej w ABC sp. z o.o. w dniu przeprowadzania Wyborów przysługuje zarówno czynne, jak i bierne prawo wyborcze.

2. Każdej Osobie zatrudnionej przysługuje jeden głos.

3. Wybory są tajne i bezpośrednie.

§ 6

1. Prawo zgłaszania kandydatów ma każda Osoba zatrudniona, której przysługuje czynne prawo wyborcze.

2. Kandydatów należy zgłaszać komisji wyborczej drogą e-mailową na adres reprezentacjaPPK@abc.pl w terminie do 3 dni przed terminem Wyborów.

3. Komisja wyborcza sporządza listę kandydatów, którą udostępnia Osobom zatrudnionym w intranecie.

4. Kandydat wyraża zgodę na kandydowanie, składając oświadczenie wg wzoru określonego w załączniku nr 1 do Regulaminu.

§ 7

1. Wybór reprezentacji Osób zatrudnionych spośród zgłoszonych kandydatów dokonywany jest w głosowaniu drogą elektroniczną na dedykowanej platformie on-line poprzez zaznaczenie okienka przy imieniu i nazwisku wybranego kandydata.

2. Informacja o oddaniu głosu przez Osobę zatrudnioną trafia drogą elektroniczną do komisji wyborczej.

3. Głosować można tylko osobiście.

§ 8

1. Wybory są ważne, jeżeli wzięło w nich udział co najmniej 50% uprawnionych.

2. Do reprezentacji Osób zatrudnionych zostaje wybranych 5 osób, które otrzymały największą liczbę głosów.

3. Jeżeli kilku kandydatów otrzyma równą liczbę głosów, przeprowadza się drugą turę głosowania z ich udziałem, na zasadach określonych w Regulaminie.

4. Komisja wyborcza ustala wyniki głosowania oraz sporządza protokół z głosowania według wzoru określonego w załączniku nr 2 do Regulaminu.

5. O wyniku wyborów komisja wyborcza informuje Pracodawcę i Osoby zatrudnione w intranecie.

§ 9

1. Regulamin ogłasza się poprzez udostępnienie w intranecie.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załączniki:

1. Oświadczenie kandydata

2. Protokół z głosowania

KTO PŁACI I ILE DO PPK

Wpłaty w ramach PPK finansują zarówno podmiot zatrudniający, jak i uczestnik PPK. Każdy z nich będzie zobowiązany do finansowania z własnych środków wpłaty podstawowej w określonej ustawowo wysokości z możliwością zadeklarowania dobrowolnej wpłaty dodatkowej. Wysokość wpłat określona jest procentowo od wynagrodzenia uczestnika PPK, przy czym wynagrodzenie rozumiane jest jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK . 

Podmiot zatrudniający:

–  jest obowiązany finansować wpłaty podstawowe do PPK w wysokości 1,5% wynagrodzenia uczestnika, a przy tym

–  może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia uczestnika.

Wpłata dodatkowa dokonywana przez podmiot zatrudniający może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym albo na podstawie wewnątrzzakładowych postanowień płacowych. Podmiot zatrudniający może zmienić wysokość wpłaty dodatkowej lub zrezygnować z jej dokonywania w formie zmiany umowy o zarządzanie PPK.

Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie podlegają wliczeniu do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wynagrodzenie pracownika ABC sp. z o.o. wynosi 4000 zł brutto miesięcznie. Jeśli pracownik ten nie zrezygnuje z oszczędzania w PPK, spółka będzie zobowiązana finansować za tego pracownika wpłatę podstawową w wysokości 60 zł. Ponadto spółka może zadeklarować wpłatę dodatkową w maksymalnej wysokości 100 zł. W sumie spółka może zatem dokonywać miesięcznych wpłat na konto pracownika w PPK w kwocie 160 zł.

Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający:

– wynoszą minimum 1,5% wynagrodzenia uczestnika (sama wpłata podstawowa, bez dobrowolnej wpłaty dodatkowej) i mogą w sumie wynosić 4% wynagrodzenia uczestnika (suma wpłaty podstawowej i wpłaty dodatkowej w maksymalnej wysokości),

– są naliczane z wynagrodzenia brutto (przed dokonaniem potrąceń publicznoprawnych),

– są zwolnione ze składek na ubezpieczenie społeczne,

– wliczają się do kosztów uzyskania przychodów (za wyjątkiem wpłat naliczanych od premii i nagród wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym).

Na podmiocie zatrudniającym ciążą obowiązki:

•  obliczania i dokonywania wpłat do wybranej instytucji finansowej finansowanych przez ten podmiot oraz

•  obliczania, pobierania od uczestnika PPK i dokonywania wpłat do wybranej instytucji finansowej finansowanych przez uczestnika.

W praktyce realizacja obowiązków podmiotu zatrudniającego w zakresie dokonywania wpłat do PPK wymaga dostosowania systemu kadrowo-płacowego do wymogów związanych z nowymi obciążeniami publicznoprawnymi.

Wpłat do PPK dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane oraz wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Wpłaty dokonywane są do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Roszczenia z tytułu wpłat do PPK ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. W zakresie nieuregulowanym w przepisach o PPK do wpłat na rzecz PPK znajdują zastosowanie przepisy ustawy z 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny.

W przypadku niedopełnienia przez podmiot zatrudniający obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie, grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości od 1 000 zł do 1 000 000 zł.

Uczestnik PPK:

–  jest obowiązany finansować wpłaty podstawowe do PPK w wysokości 2% wynagrodzenia (co do zasady), a przy tym

–  może zadeklarować finansowanie wpłat dodatkowych w wysokości do 2% wynagrodzenia.

Wynagrodzenie pracownika ABC sp. z o.o. wynosi 4000 zł brutto miesięcznie. Jeśli pracownik ten nie zrezygnuje z oszczędzania w PPK, będzie zobowiązany finansować z własnych środków wpłatę podstawową w wysokości 80 zł. Przy założeniu, że po potrąceniu obciążeń publicznoprawnych z należnego mu wynagrodzenia jego wynagrodzenie netto wynosi 2853,96 zł, spółka będzie wypłacać mu 2773,96 zł (2853,96 zł – 80 zł). Jeśli pracownik ten zdecydowałby się zadeklarować wpłatę dodatkową w maksymalnej wysokości 80 zł, z jego miesięcznej wypłaty netto spółka potrącałaby w sumie kwotę 160 zł tytułem wpłat do PPK.

Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. W 2019 r. limit ten wynosił 2700 zł (1,2 × 2250 zł); w 2020 r. 3120 zł (1,2 × 2600 zł).

Pracownik ABC sp. z o.o. osiąga w 2019 r. wynagrodzenie minimalne za pracę i nie osiąga wynagrodzenia z innych źródeł. Może on złożyć spółce deklarację o obniżeniu wpłaty podstawowej do 0,5% wynagrodzenia. Minimalna wysokość wpłaty podstawowej do PPK po stronie pracownika wynosi 11,25 zł (w 2020 r. 13 zł).

Wysokość wpłaty podstawowej (w przypadku gdy jest ona niższa niż 2% wynagrodzenia) oraz ewentualnej wpłaty dodatkowej uczestnik określa w deklaracji składanej podmiotowi zatrudniającemu. Uczestnik PPK może zmienić wysokość wpłaty podstawowej (obniżonej poniżej 2%) lub wpłaty dodatkowej albo zrezygnować z jej dokonywania w formie zmiany takiej deklaracji.

Podmiot zatrudniający jest zobowiązany dokonać weryfikacji złożonej przez uczestnika PPK deklaracji obniżenia wpłaty podstawowej przez pryzmat wysokości wynagrodzenia osiąganego przez tego uczestnika w tym podmiocie. Jeżeli w danym miesiącu wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane w tym podmiocie zatrudniającym przekracza limit uprawniający do skorzystania z obniżenia, podmiot zatrudniający nie uwzględnia złożonej przez uczestnika deklaracji rezygnacji.

Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK:

– wynoszą minimum 2% wynagrodzenia uczestnika (sama wpłata podstawowa, bez dobrowolnej wpłaty dodatkowej), a jedynie w przypadku spełniania wymogu dochodowego – 0,5%, i mogą w sumie wynosić 4% wynagrodzenia uczestnika (suma wpłaty podstawowej i wpłaty dodatkowej w maksymalnej wysokości),

– są naliczane z wynagrodzenia brutto i potrącane z wynagrodzenia netto (po opodatkowaniu).

Uczestnik PPK oprócz kosztu wpłaty podstawowej do PPK i ewentualnie wpłaty dodatkowej (jeśli ją zadeklaruje) ponosi również koszt podatku dochodowego od kwoty wpłat finansowanych przez podmiot zatrudniający (podstawowej i ewentualnej dodatkowej, jeśli została przez taki podmiot zadeklarowana).

Podmiot zatrudniający w związku z założeniem i prowadzeniem PPK zobowiązany jest zapewnić obsługę administracyjną programu, w szczególności prowadzić i zarządzać dokumentacją (w tym w tradycyjnej postaci papierowej).

Do zadań podmiotu zatrudniającego w ramach obsługi PPK należą w szczególności:

•  przyjmowanie i weryfikowanie pod kątem formalnym oświadczeń uczestników PPK:

–  oświadczenia o braku zgody na wypłatę transferową środków zgromadzonych w PPK,

–  oświadczenia o zawartych w imieniu uczestnika umowach o prowadzenie PPK,

–  powtarzalnych deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK,

–  wniosków o przystąpienie do PPK osób pomiędzy 55 a 70 rokiem życia,

–  wniosków o ponowne dokonywanie wpłat do PPK po okresie rezygnacji z oszczędzania w PPK,

–  deklaracji o dokonywaniu przez uczestnika wpłat do PPK w czasie przestoju ekonomicznego,

–  deklaracji o finansowaniu przez uczestnika wpłaty dodatkowej,

–  deklaracji o zmianie wysokości lub rezygnacji z dokonywania przez uczestnika wpłaty dodatkowej do PPK (takie deklaracje mogą być składane bez ograniczeń w każdym czasie);

•  przyjmowanie oświadczeń instytucji finansowej:

–  o otwarciu likwidacji funduszu, w którym gromadzone są środki PPK;

•  składanie za pośrednictwem wybranej instytucji finansowej wniosków w imieniu i na rzecz uczestnika PPK o wypłatę transferową środków zgromadzonych w PPK w sytuacjach określonych w ustawie;

•  zarządzanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej PPK, w tym umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK;

•  czuwanie nad terminami wykonania poszczególnych obowiązków nałożonych na podmiot zatrudniający, w tym obowiązku ponownego dokonywania wpłat do PPK za uczestnika, który złożył deklarację o rezygnacji z oszczędzania w programie – co cztery lata od dnia 1 kwietnia 2021 roku.

W przypadku niedopełnienia przez podmiot zatrudniający obowiązku prowadzenia dokumentacji związanej z dokonywaniem wpłat do PPK, grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości od 1 000 zł do 1 000 000 zł.

Na podmiocie zatrudniającym spoczywają liczne obowiązki informacyjne, zarówno względem uczestnika PPK, jak i względem instytucji finansowej.

I tak, podmiot zatrudniający powinien realizować następujące obowiązki informacyjne względem uczestnika PPK:

•  poinformować go o obowiązku złożenia przez podmiot zatrudniający w imieniu uczestnika wniosku o wypłatę transferową – niezwłocznie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK;

•  poinformować go o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego, jak również osoby zatrudnionej, związanych z udziałem w PPK;

•  poinformować go o możliwości złożenia wniosku o przystąpienie do PPK (w przypadku, gdy uczestnik ma ukończone 55 lat lecz nie więcej niż 70 lat);

•  poinformować go o ponownym dokonywaniu wpłat do PPK po upływie okresu ważności deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK – co cztery lata, w terminie do ostatniego dnia lutego;

•  poinformować go o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej do PPK.

Ponadto, na podmiocie zatrudniającym ciąży obowiązek realizacji obowiązków informacyjnych względem wybranej instytucji finansowej, z którą zawarta została umowa o zarządzanie PPK:

•  o złożeniu przez uczestnika deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK – niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od złożenia temu podmiotowi przez uczestnika deklaracji rezygnacji;

•  o ponownym dokonywaniu za daną osobę zatrudnioną wpłat do PPK w przypadku upływu okresu ważności deklaracji o rezygnacji z oszczędzania w PPK.

W przypadku nie zgłaszania przez podmiot zatrudniający wymaganych ustawą danych lub zgłaszania nieprawdziwych danych albo udzielania w sprawach PPK nieprawdziwych wyjaśnień lub odmowy ich udzielenia, grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości od 1 000 zł do 1 000 000 zł.

Kontrola spełniania przez podmioty zatrudniające obowiązków wynikających z ustawy o PPK będzie należała do Państwowej Inspekcji Pracy - dalej PIP. PIP będzie mogła skontrolować w szczególności wywiązywanie się przez te podmioty z obowiązków w zakresie:

•  zawarcia umów o zarządzanie PPK;

•  zawarcia umów o prowadzenie PPK;

•  dokonywania wpłat do PPK.

PIP będzie również uprawniona do:

•  ścigania wykroczeń przewidzianych w przepisach o PPK;

•  udziału w postępowaniach w sprawach dotyczących wykroczeń popełnionych w związku z naruszeniem obowiązków dotyczących PPK w charakterze oskarżyciela publicznego.

Dane niezbędne do kontrolowania podmiotów zatrudniających w zakresie przestrzegania przez nich obowiązków w zakresie PPK zostaną udostępnione PIP przez Polski Fundusz Rozwoju z ewidencji PPK. PIP uzyska tą drogą m.in. dane o dacie zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nazwie, NIP i adresie siedziby podmiotu zatrudniającego.

Podstawa prawna:

•  ustawa  z 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych

Paulina Zawadzka - Filipczyk LEX

Anna Zalas Swisspolhand Sp. z o.o.