SAMOCHÓD OSOBOWY A PIT

Samochody osobowe są najbardziej popularnymi w działalności gospodarczej środkami trwałymi, a jednocześnie ich rozliczanie spotyka się z najbardziej rygorystycznymi ograniczeniami.

   Podatkowa definicja samochodu osobowego nie taka jakie jest potoczne rozumienie tego pojęcia ani nawet taka jak zawarta w przepisach o ruchu drogowym.

Samochodem osobowym jest bowiem pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Ustawa przewiduje jednak liczne wyjątki od tej zasady. Wyjątki te powinny być udokumentowane zaświadczeniem o dodatkowym badaniu technicznym wydanym przez stację kontroli pojazdów ( podatnik może te dokumenty uzyskać i przedstawić w trakcie kontroli lub postępowania podatkowego ) oraz wpisem w dowodzie rejestracyjnym pojazdu, przy czym dla pojazdów specjalnych wystarczy posiadanie odpowiedniego wpisu w dowodzie rejestracyjnym pojazdu.

Nie są samochodami osobowymi:

- pojazdy samochodowe mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i zostały za klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju wielozadaniowy, van lub pojazdy z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

- pojazdy samochodowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

- pojazdy specjalne, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach (dla agregatów elektrycznych/spawalniczych, do prac wiertniczych, koparek, koparko-spycharek, ładowarek, podnośników do prac konserwacyjno-montażowych, żurawi samochodowych),

            Zasady ustalania wartości początkowej samochodów osobowych, są podobne do zasad ustalania wartości początkowej środków trwałych. Szczególne przypadki budzą jednak wątpliwości.

Wartością początkową samochodu jest zwykle cena jego nabycia, przez którą rozumie się kwotę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania tego środka trwałego do używania. Kwotę tę pomniejsza się o VAT w części odliczalnej, pozostała zaś jego część zaliczana jest do wartości początkowej.

Nie reguluje natomiast analizowany przepis zasad wliczania do wartości początkowej podatku akcyzowego, należy jednak zauważyć, że jest on zaliczany do kosztów związanych z zakupem. Koszt akcyzy naliczany jest przy tym najpóźniej do dnia rejestracji, pośrednio więc niezbędny jest do rejestracji pojazdu, a co za tym idzie do uznania środka trwałego jako zdatny do użytku. Oczywiście pojazd, który był zarejestrowany w kraju UE i na podstawie tej rejestracji używany przez kupującego, nie będzie wymagał zapłaty akcyzy do uznania go za zdatny do użytku, może być bowiem używany już na podstawie prawa zagranicznego w zakresie rejestracji. Podobnie koszty przeglądów, opłat rejestracyjnych czy koszty dokumentacji związanej ze sprowadzeniem auta.

Wartość początkową samochodu stanowiącego współwłasność ustala się w takiej proporcji, w jakiej pozostają udziały współwłaścicieli. Wyjątkowo małżonkowie, którzy wykorzystują wspólny samochód w działalnościach gospodarczych prowadzonych odrębnie, powinni ustalić jego wartość początkową w wysokości 50% jego pełnej wartości początkowej; gdy wykorzystuje auto tylko jeden z małżonków, może uwzględnić 100% wartości początkowej.

            Koszty uzyskania przychodu z tytułu odpisów od droższych samochodów osobowych nie mogą być naliczane od kwoty wyższej niż 20.000 euro, odpisy amortyzacyjne zaś naliczane są od pełnej wartości początkowej.

Amortyzacja droższych samochodów osobowych przy zastosowaniu jak najwyższej stawki amortyzacji nie zawsze jest korzystna!

            Podobne jak w przypadku amortyzacji, ograniczenie dla równowartości 20.000 euro obowiązuje w przypadku ubezpieczeń samochodów osobowych. Koszty składek na ubezpieczenie w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia, nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Ograniczenie to dotyczy wszystkich rodzajów ubezpieczeń samochodu.

Koszty składek ubezpieczeniowych to koszty pośrednie, rozliczyć je należy jednak w czasie.

            Straty powstałe w wyniku likwidacji samochodu osobowego, który nie był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym, nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Z kosztów wyłączone są także straty spowodowane zmianą rodzaju działalności oraz w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych.

 

Ubezpieczenie dobrowolne pozwalające zaliczyć straty z likwidacji pojazdu do kosztów nie musi być ubezpieczeniem AC, może być to dowolne ubezpieczenie dobrowolne, które chroni ryzyka związane z samochodem.

            Możliwe jest wykorzystywanie prywatnego pojazdu w działalności gospodarczej i rozliczanie związanych z nim kosztów na zasadzie kilometrówki, zwykle jednak korzystne jest wprowadzenie takiego auta do ewidencji środków trwałych – pozwala to ujmować w kosztach odpisy amortyzacyjne i koszty remontów, a przede wszystkim zaliczać wydatki eksploatacyjne do kosztów bez ograniczeń wynikających z kilometrówki.

            Odpłatne zbycie samochodu osobowego inaczej będzie opodatkowane, jeśli auto wykorzystywane było w działalności gospodarczej, a inaczej, jeśli wykorzystywane było prywatnie.

Nie powstanie przychód z odpłatnego zbycia, jeśli nastąpiło ono po sześciu latach od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła likwidacja działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, likwidacja spółki niebędącej osobą prawną lub nastąpiło wystąpienie wspólnika z takiej spółki (w przypadku samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej).

 

Jako dochód z działalności gospodarczej opodatkowana jest również sprzedaż samochodu pozostałego po likwidacji takiej działalności. Konieczne jest ujęcie takiego pojazdu w wykazie składników majątkowych pozostałych na dzień zakończenia działalności.

            Prywatny pojazd będzie podlegał opodatkowaniu jedynie w przypadku, gdy zbycie nastąpiło przed upływem pół roku, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło nabycie.

O prywatnym samochodzie osobowym w kontekście sprzedaży można mówić tylko wtedy, gdy nie był wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej. Opodatkowaniu jako przychody z działalności gospodarczej podlegają bowiem przychody z odpłatnego zbycia składników majątku będących środkami trwałymi, podlegającymi ujęciu w ewidencji środków trwałych choćby faktycznie w tej ewidencji nie zostały ujęte. Podatnik ma bowiem obowiązek ująć składniki majątku spełniające warunki przewidziane dla środków trwałych w ewidencji środków trwałych, choć obowiązek ten nie wiąże się z sankcją za jego niewykonanie (za wyjątkiem wyłączenia z kosztów amortyzacji i kosztów ponoszonych poza kilometrówką). Późniejszy termin wprowadzenia składnika majątku do ewidencji uznaje się za ujawnienie środka trwałego.

Uzyskanie opodatkowanego dochodu z odpłatnego zbycia prywatnych rzeczy powoduje konieczność złożenia zeznania rocznego PIT-36. Nie ma jednak obowiązku odprowadzania zaliczek od takiego dochodu.

            Przepisy ustawy przewidują liczne ograniczenia dla rozliczania kosztów eksploatacji samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Nie można naliczać dla nich odpisów amortyzacyjnych i odnosić ich w koszta, nie można również zaliczać w koszty wydatków eksploatacyjnych, o ile nie są rozliczane w ramach kilometrówki.

Obowiązek prowadzenia kilometrówki dotyczy pojazdów pracowników wykorzystywanych przez nich na potrzeby działalności gospodarczej, niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych pojazdów przedsiębiorcy oraz pojazdów obcych, wykorzystywanych na podstawie umowy najmu, choćby krótkoterminowego. Nie dotyczy jednak pojazdów w leasingu.

            Ograniczenie zwrotu kosztów eksploatacji prywatnych pojazdów pracownikom dotyczy pojazdów wykorzystywanych w podróży służbowej rozumianej jako podróż na polecenie pracodawcy poza miejsce wykonywania pracy (z limitem określanym według kilometrówki) i w jazdach lokalnych (z limitem określanym według kilometrówki lub ryczałtu pieniężnego).

Zasadom tym odpowiada zwolnienie przychodów pracowników uzyskanych w związku ze świadczeniami pracodawcy wynikającymi z wykorzystywania ich prywatnych samochodów. W jazdach lokalnych zwolnienie to dotyczy jednak tylko tych pracowników, którym uprawnienie do zwrotu kosztów jazd lokalnych przyznaje odrębna ustawa (pracownicy socjalni, leśnicy i inni). Świadczenia z tytułu jazd lokalnych wypłacane pozostałym pracownikom należy opodatkować.

            Przepisy nie wymieniają, jakie koszty należy uznać za koszty używania samochodu rozliczane w limicie wynikającym z kilometrówki. Za koszty te należy zatem uznać wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb podatnika (koszty eksploatacyjne) oraz inne koszty związane z używaniem samochodu.

Przykładowe wydatki związane z używaniem samochodu osobowego:

- opłaty parkingowe,

- opłaty za przejazd autostradą,

- koszty przeglądów technicznych,

- koszty zakupu paliwa,

- koszty wymiany ogumienia,

- koszty materiałów eksploatacyjnych (olej, płyn do spryskiwaczy) i części (wycieraczki, części zamienne),

- składki na ubezpieczenie pojazdu (OC, AC itp.),

- koszty napraw,

- czynsz najmu pojazdu.

Koszty te mogą być zaliczane w koszty podatkowe pod warunkiem prowadzenia przez osobę używającą pojazd ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzanej przez podatnika (pracodawcę) na koniec każdego miesiąca. Wymóg prowadzenia ewidencji nie dotyczy zwolnienia od podatku świadczeń pracowniczych.

            Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Należy pamiętać, że kilometrówkę nalicza się narastająco, w ciągu roku.

            Powszechnie przyjmuje się, że przychody po stronie pracownika powstawać będą wówczas, gdy powierzony pojazd służbowy będzie on wykorzystywał do celów prywatnych, niezwiązanych z obowiązkami pracowniczymi. Jeżeli udostępnienie samochodu do celów prywatnych następowało będzie nieodpłatnie, nie będzie konieczna wycena takiego świadczenia, bowiem jest ono wyceniane ryczałtowo.

Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm3 a 400 zł miesięcznie - dla samochodów z większym silnikiem. W przypadku prywatnego wykorzystywania samochodu przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień (1/30 kwot ryczałtowych). W przypadku natomiast częściowej odpłatności przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością ryczałtową a odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Wyjątkowo korzystnie można uregulować przejazdy pracownika z miejsca zamieszkania do miejsca pracy służbowym samochodem. Pracownik, któremu powierzono samochód, może bowiem zostać zobowiązany do jego parkowania, w tym odprowadzania i przyprowadzania z miejsca parkowania do siedziby firmy czy miejsca wykonywania obowiązków pracowniczych. Te czynności należy bowiem zaliczyć do takich samych jak na przykład tankowanie czy utrzymanie pojazdu w czystości. Nie ma natomiast przeszkód, by miejscem parkowania było miejsce zamieszkania pracownika. W takim przypadku zarówno samo parkowanie, jak i przejazd do miejsca zamieszkania nie będzie generował u pracowników przychodów.

Nie jest prawidłowe doliczenie pracownikowi do przychodu kwot wynikających na przykład z kilometrówki. Konieczne jest zastosowanie stawki ryczałtowej.

Koszty poniesione w związku z prywatnym wykorzystywaniem samochodu przez pracownika nie mogą stanowić kosztów pracodawcy, nie posiadają bowiem związku przyczynowo-skutkowego z jego przychodami. W przypadku nieodpłatnego użyczenia samochodu na urlop pracownika być może również koszty z tytułu odpisów amortyzacyjnych dokonanych w tym okresie nie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych.

Dla pracodawcy najkorzystniej więc unikać nieodpłatnego użyczania pojazdów pracownikom i wprowadzić choć częściową odpłatność za te usługi.

Podstawa prawna:

–art. 5a pkt 19a , art. 5d , art. 12 ust. 2a-2c , art. 14 ust. 2 pkt 1 , ust. 3 , art. 22j ust. 1 , art. 23 ust. 1 pkt 4 , 36 , 46 , 47 , 48 , ust. 3b , ust. 4–7 , art. 24 ust. 2  ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

–rozporządzenie  Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy

Żródło:

-Klimek, Krzysztof. Samochód osobowy w PIT na przykładach. Publikacje Elektroniczne ABC